Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Stadt Deggendorf
Franz-Josef-Strauß-Str. 3
94469 Deggendorf
Deutschland

Telefon: +49 991 2960-0
E-Mail: poststelle@deggendorf.de

3. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Die Verarbeitung erfolgt im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bayerischen Datenschutzgesetz (BayDSG) sowie den weiteren einschlägigen gesetzlichen Datenschutzbestimmungen.

Personenbezogene Daten werden nur verarbeitet, soweit dies zur Bereitstellung unserer Online-Formulare, zur Bearbeitung Ihrer Anliegen, zur Durchführung eines Bewerbungsprozesses, zur Kommunikation mit Ihnen sowie zur technischen Sicherheit und Optimierung unseres Angebots erforderlich ist.

4. Zwecke der Verarbeitung

• Bereitstellung und Nutzung von Online-Formularen
• Bearbeitung von Anmeldungen, Buchungen, Anfragen und sonstigen Formularübermittlungen
• Durchführung von Bewerbungsverfahren für ausgeschriebene Stellen, Initiativbewerbungen und Praktika
• Prüfung von Bewerbungsunterlagen und Kommunikation mit Bewerberinnen und Bewerbern
• Zwischenspeicherung begonnener Bewerbungen beim Wechsel in den nächsten Formularschritt
• Versand von Bestätigungs-, Erinnerungs- und Status-E-Mails im Zusammenhang mit Formularen und Bewerbungen
• freiwilliger Versand von Job-Benachrichtigungen nach Double-Opt-in
• interne Weiterleitung an zuständige Stellen innerhalb der Stadtverwaltung
• Sicherstellung des technischen Betriebs und der Systemsicherheit
• statistische Auswertung und Optimierung des Online-Angebots

5. Verarbeitete Daten

Je nach Formular und Nutzung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Vorname und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer oder Mobilnummer
• Adresse, sofern sie im jeweiligen Formular abgefragt wird
• organisationsbezogene Angaben, z. B. Schule, Verein oder Einrichtung
• individuelle Angaben, die im jeweiligen Formular abgefragt werden
• bei Bewerbungen: ausgewähltes Stellenangebot, Job-ID, Berufsbezeichnung bei Initiativbewerbungen, Praktikumsart bei Praktika
• bei Bewerbungen: optional hochgeladene Unterlagen wie Foto, Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse oder sonstige Nachweise
• technische Nutzungsdaten wie IP-Adresse, Browsertyp, verwendetes Gerät, Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• technische Protokolldaten zu Formularstatus, Versandzeitpunkten, Bestätigungslinks und Abmeldungen

7. Job-Benachrichtigungen bei neuen Stellenausschreibungen

Im Bewerbungsformular kann freiwillig ausgewählt werden, über neue Stellenausschreibungen der Stadt Deggendorf informiert zu werden. Diese Anmeldung ist unabhängig von der eigentlichen Bewerbung.

Wenn Sie die Checkbox aktivieren und im Formular auf den nächsten Schritt wechseln, werden Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse zunächst als wartender Eintrag gespeichert. Die Bestätigungs-E-Mail für die Job-Benachrichtigung wird aus technischen Gründen zeitversetzt, derzeit nach etwa 5 Minuten, per WP-Cron verschickt. Erst nach Klick auf den Bestätigungslink erhalten Sie Benachrichtigungen zu neuen Stellenausschreibungen.

Bei neuen synchronisierten Stellenausschreibungen kann eine E-Mail mit Informationen zum neuen Job, einem Bewerbungslink und einem Abmeldelink verschickt werden. Jede Job-Benachrichtigung enthält eine Möglichkeit zur Abmeldung. Nach der Abmeldung werden Sie nicht mehr über neue Stellenausschreibungen informiert.

8. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt je nach Zweck insbesondere auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung, insbesondere für freiwillige Job-Benachrichtigungen und sonstige freiwillige Angaben
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, insbesondere im Zusammenhang mit Bewerbungen und Praktikumsanfragen
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen
• Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit Art. 4 BayDSG – Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse beziehungsweise in Ausübung öffentlicher Gewalt
• Art. 88 DSGVO in Verbindung mit den einschlägigen beschäftigungs-, dienst- und personalrechtlichen Vorschriften, soweit Bewerbungsdaten für ein Beschäftigungs- oder Dienstverhältnis verarbeitet werden
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigte Interessen, soweit dies außerhalb der Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben anwendbar ist, insbesondere bei technischer Sicherheit und Missbrauchsvermeidung

10. Einsatz der Formularplattform (DEG Forms)

Für die Bereitstellung unserer Online-Formulare verwenden wir eine speziell für unsere Anforderungen entwickelte Formularplattform auf WordPress-Basis. Einzelne Fachformulare, darunter das Bewerbungsformular, werden als Erweiterungen dieser Plattform betrieben.

Dabei werden die von Ihnen eingegebenen Daten gespeichert, verarbeitet und – soweit für den jeweiligen Formularzweck erforderlich – an zuständige interne Stellen innerhalb der Stadt Deggendorf weitergeleitet.

Je nach Formular können außerdem automatisierte Bestätigungs- oder Erinnerungs-E-Mails versendet sowie Formulareingaben technisch zwischengespeichert werden. Bei Bewerbungen können zusätzlich Bewerbungsunterlagen verschlüsselt gespeichert und zur Bearbeitung an die zuständigen Stellen übermittelt werden.

11. Bearbeitungslinks mit Zugriffstoken

Für bestimmte Formulare kann ein personalisierter Bearbeitungs- oder Fortsetzungslink bereitgestellt werden, mit dem bereits gespeicherte Angaben erneut aufgerufen oder vervollständigt werden können.

Dieser Link enthält ein individuelles Zugriffstoken und funktioniert ohne zusätzliches Benutzerkonto. Das Token ist ausschließlich dem jeweiligen Datensatz zugeordnet und dient der technischen Identifikation des Zugriffs.

• Die Tokens sind hinreichend komplex und nicht frei erratbar.
• Ein Zugriff ist nur mit dem vollständigen Link möglich.
• Bitte behandeln Sie diesen Link vertraulich und geben Sie ihn nicht an Dritte weiter.
• Bei Job-Benachrichtigungen werden Bestätigungs- und Abmeldelinks eingesetzt, um Anmeldungen zu bestätigen oder Abmeldungen sicher zuzuordnen.

12. E-Mail-Kommunikation

Nach dem Absenden eines Formulars erhalten Sie gegebenenfalls automatisierte E-Mails, etwa zur Bestätigung Ihrer Anfrage, Anmeldung oder Bewerbung. Bei Bewerbungen können E-Mails außerdem Fortsetzungslinks, Hinweise zum Bewerbungsstatus oder Informationen zu neuen Stellenausschreibungen enthalten, sofern Sie dies freiwillig ausgewählt und bestätigt haben.

Für den Versand werden insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Formularbezug, Bewerbungsart, ausgewähltes Stellenangebot und technische Versandinformationen verarbeitet. Interne E-Mails können an die für die Bearbeitung zuständige Stelle der Stadt Deggendorf versendet werden.

14. Cookies und technisch notwendige Speicherungen

Unsere Website kann technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Speichertechnologien verwenden, um wesentliche Funktionen bereitzustellen. Dazu können insbesondere Sicherheitsfunktionen, Sitzungsinformationen, Formularzustände oder technische Zwischenspeicherungen im Zusammenhang mit Formularen gehören.

Soweit künftig zusätzliche externe Dienste eingebunden werden, erfolgt dies – sofern rechtlich erforderlich – erst nach entsprechender Einwilligung über ein Einwilligungsmanagement.

15. Speicherung und Löschung

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Erfüllung des jeweiligen Zwecks erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Anschließend werden die Daten gelöscht oder datenschutzkonform gesperrt.

Bewerbungsdaten werden für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens verarbeitet und nach Abschluss des Verfahrens nach Maßgabe der gesetzlichen Aufbewahrungs- und Nachweisfristen gelöscht oder gesperrt. Nicht final abgesendete Entwürfe, Erinnerungsmarkierungen, technische Protokolle und Job-Benachrichtigungsdaten werden gelöscht, sobald sie für den jeweiligen Zweck nicht mehr erforderlich sind. Job-Benachrichtigungen werden bis zur Abmeldung oder bis zum Wegfall des Zwecks verarbeitet.

16. Weitergabe von Daten

Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt nur, soweit dies zur Bearbeitung Ihres Anliegens oder Ihrer Bewerbung erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder technische Dienstleister im Rahmen einer Auftragsverarbeitung eingebunden sind.

Innerhalb der Stadt Deggendorf erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff, die die Daten für die Bearbeitung des jeweiligen Vorgangs benötigen. Im Bewerbungsprozess können dies insbesondere das Personalamt, fachlich zuständige Organisationseinheiten sowie berechtigte Bewerbungsverwalterinnen und Bewerbungsverwalter sein.

Eine Übermittlung in Drittländer erfolgt grundsätzlich nicht, sofern nicht ausdrücklich anders angegeben.

17. Ihre Rechte

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, stehen Ihnen nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte zu:

• Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO
• Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO
• Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO
• Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO, soweit anwendbar
• Recht auf Widerspruch nach Art. 21 DSGVO
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft
• Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde

Zuständige Aufsichtsbehörde für bayerische öffentliche Stellen ist der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz, Wagmüllerstraße 18, 80538 München.

18. Datensicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten gegen Verlust, Manipulation sowie gegen unberechtigte Zugriffe zu schützen. Dazu gehören insbesondere Zugriffsbeschränkungen, verschlüsselte Speicherung besonders schutzbedürftiger Formular- und Bewerbungsdaten sowie rollenbasierte Berechtigungen für die interne Verwaltung.